System Versum umożliwia wysyłanie masowych wiadomości (tzw. newsletterów) e-mail do wybranych grup klientów. Możliwe jest również wysyłanie masowych wiadomości do pracowników.
Wskazówka: Masowa wysyłka wiadomości kierowana jest zawsze do utworzonej wcześniej grupy odbiorców. Aby wysłać wiadomość do wielu klientów, którzy nie są przypisani do żadnej grupy, skorzystaj z filtrów wyszukiwania, lub po prostu zaznacz ich na liście klientów w dziale klienci. > Więcej na ten temat
Aby wysłać masową wiadomość (newsletter) email:
- Zaloguj się do systemu Versum na konto o uprawnianiach administratora lub recepcjonisty
- Przejdź do działu łączność
- Kliknij przycisk wyślij wiadomość masowąznajdujący się w prawym górnym rogu ekranu:
- W polu 1. Rodzaj wybierz opcję Email
- W polu 2. Wymagana zgoda, określ czy wiadomość wymagać będzie określonej zgody. Przykładowo, wiadomość zawierająca treści handlowe wymagać będzie zgody na przesyłanie informacji handlowych. W takim przypadku system wyśle ją tylko do klientów, którzy wyrazili odpowiednią zgodę
UWAGA: Wiadomość zostanie również wysłana do klientów dodanych przed wejściem zmian w systemie w zakresie zgód, tj. przed 24 maja 2018 r., dla których nie określono czy zgoda została udzielona czy też nie. W tym przypadku wysyłka zostanie zrealizowana zgodnie z dotychczasowymi ustawieniami komunikacji z klientem.
Aby określić czy zgoda została udzielona czy nie, można dokonać edycji udzielonych przez klienta zgód w karcie klienta, w sekcji komunikacja (>Więcej na ten temat). Możesz również ustalić stan zgód dla wielu klientów jednocześnie w dziele Klienci, poprzez zaznaczenie grupy klientów i kliknięcie przycisku operacje > ustal stan zgód. > Więcej na temat ustalania zgód dla wielu klientów jednocześnie - W polu 3. Adres email nadawcy podaj adres email - najlepiej jeśli jest to główny adres email salonu. Na ten adres zostaną przesłane odpowiedzi
- W polu 4. Nazwa nadawcy podaj nazwę salonu, jaka powinna się wyświetlić klientom jak nadawca wiadomości
- W polu 5. Szablon, zdecyduj czy chcesz utworzyć nową wiadomość, czy skorzystać z utworzonego wcześniej szablonu
- W polu 6. Tytuł wiadomości podaj tytuł/temat wiadomości jaki zostanie wyświetlona klientom, którzy otrzymają Twoją wiadomość
- Aby utworzyć nową wiadomość, upewnij się, że w polu 5. Szablon wybrana została opcja Podaj treść. Aby skorzystać z szablonu, wybierz opcję Użyj szablonu
- Jeśli wybrałeś/aś opcję podaj treść, w polu 7. Treść wiadomości wpisz wiadomość dla swoich klientów. W treści wiadomości nie zapomnij o podaniu nazwy firmy i numeru kontaktowego. Tworząc wiadomość Email masz możliwość dodania zdjęcia, odnośników do stron w internecie i wiele opcji formatowania tekstu. Dla zaawansowanych użytkowników istnieje możliwość podglądu kodu źródłowego wiadomości i ingerencji w niego. Więcej na temat tworzenia wiadomości email dowiesz się z artykułu Edytor wiadomości email
Wskazówka: Jeśli wiadomość będzie zawierała wyłącznie grafikę (zdjęcia, obrazki itd.), serwer poczty elektronicznej odbiorcy może automatycznie zaklasyfikować ją jako tzw. "spam" i zablokować jej dostarczenie. Aby upewnić się, że wiadomość zostanie dostarczona, oprócz grafiki umieść w niej również jakąś treść. - Aby sprawdzić jak wiadomość wyświetli się Twoim klientom, kliknij przycisk Podgląd znajdujący się pod edytorem treści wiadomości
- W polu Grupa odbiorców możesz wybrać grupę klientów do których trafi wiadomość np. Wszyscy klienci. Zalecamy wysłanie wiadomości najpierw do grupy testowej. Grupę testową można zdefiniować w menu po lewej stronie, klikając w opcję Grupa testowa
- W polu Termin wysyłki, określ kiedy ma być wysłana wiadomość:
- jeśli chcesz ją wysłać od razu, wybierz opcję natychmiast
- jeśli chcesz zaplanować termin wysyłki, tak aby wiadomość wysłana została automatycznie w wybranym przez Ciebie terminie, wybierz opcję zaplanuj, a następnie wybierz datę i godzinę wysyłki wiadomości:
- Kliknij przycisk przejdź dalej
- W kolejnym kroku masz możliwość zapoznania się z wszystkimi szczegółami wiadomości. W danych wiadomości zaprezentowane są informacje o liczbie osób, do których zostaną wysłane wiadomości
- Jeśli wszystko się zgadza i chcesz wysłać przygotowaną wiadomość kliknij przycisk wyślij email do X odbioców / zaplanuj wysyłkę email do X odbiorców, gdzie X oznaczać będzie liczbę odbiorców.