System Versum umożliwia dodawanie klientów na dwa sposoby:
- W kalendarzu
Jeśli na wizytę przychodzi nowy klient, możesz utworzyć mu kartę klienta podczas dodawania wizyty w kalendarzu. W ten sposób szybko uzupełnisz podstawowe dane o kliencie. - W dziale klienci
Dodanie klienta z poziomu działu klienci pozwala na wprowadzenie większej ilości danych niż w kalendarzu. To rozwiązanie jest również wygodniejsze jeśli chcesz dodać większą ilość klientów.
Wskazówka: Jeśli chcesz zaimportować istniejącą bazę klientów w pliku Excel, .csv itp., skontaktuj się z nami
Uwaga: Dodając nowego klienta, pamiętaj o dopełnieniu obowiązku informacyjnego w zakresie realizacji umowy. Przetwarzanie danych klienta w celu wykonania zabiegu czy usługi wymaga poinformowania go co dzieje się z jego danymi, a w szczególności o tym, kto jest administratorem jego danych, jaki jest cel i podstawa ich przetwarzania.
Dodawanie nowego klienta w kalendarzu:
- Kliknij wybrany termin w kalendarzu, pojawi się okno dodawania terminu
- Kliknij przycisk nowy klient:
- Wprowadź podstawowe dane nowego klienta
- Zaznacz zgody na przetwarzanie danych osobowych wyrażone przez klienta:
- Możesz podać także dodatkowe informacje klikając odnośnik podaj dodatkowe dane w prawym dolnym rogu formularza. W tym miejscu możesz też przypisać klienta do grupy klientów wybierając z pola wyboru grupę (możliwe jeśli wcześniej stworzyłeś grupę klientów)
- Aby zatwierdzić wprowadzone dane, kliknij przycisk dodaj klienta.
Dodawanie nowego klienta w dziale Klienci:
- Wejdź do działu klienci
- Kliknij przycisk dodaj klienta znajdujący się w prawym górnym rogu:
Formularz dodawania klienta podzielony został na kilka sekcji: dane podstawowe, dane rozszerzone, dane zdefiniowane, oraz zaawansowane:
• dane podstawowe - najważniejsze informacje o kliencie oraz zgody na przetwarzanie danych osobowych
• dane rozszerzone - dalsze informacje o kliencie, takie jak data urodzenia, imienin (umożliwi to automatyczną wysyłkę życzeń urodzinowych oraz imieninowych), grupa do której należy klient, źródło pochodzenia klienta, numer karty klienta (możesz włączyć automatyczne numerowanie kart klientów), czy opis klienta
Możesz podać datę urodzenia bez roku. Wtedy możliwa będzie wysyłka życzeń, a klientka nie będzie czuła się skrępowana ujawniając swój wiek.
W polu Opis można wprowadzić dodatkowe informacje o kliencie, np. jego upodobania, co lubi, czego nie lubi, na co powinien zwrócić uwagę pracownik. Opis ten będzie widoczny w karcie klienta oraz w kalendarzu, po najechaniu kursorem myszy na zarezerwowany termin danego klienta:
• dane zdefiniowane - sekcja ta widoczna będzie tylko jeśli na karcie klienta utworzone zostały jakieś niestandardowe pola > Więcej na ten temat
• zaawansowane - tutaj możesz zablokować wysyłkę określonego rodzaju wiadomości do klienta: wiadomości masowych - sekcja newsletter; wiadomości automatycznych (automatyczne przypomnienia o wizytach, powiadomienia o wizytach, życzenia) - sekcja komunikacja z klientem
W sekcji zaawansowane, możliwe jest również określenie indywidualnego limitu wizyt dodanych za pośrednictwem rezerwacji online. > Więcej informacji na ten temat
Ponadto, jeśli korzystasz z funkcji komentarzy klientów, dodatku Marketing Automatyczny lub dodatku Program Lojalnościowy, w sekcji zaawansowane możliwe będzie zablokowanie wysyłki wiadomości związanych z tymi funkcjami (np. automatycznej prośby o wystawienie komentarza po wizycie klienta)
- Po uzupełnieniu formularza, sprawdź czy wszystkie dane są poprawne, a następnie kliknij przycisk dodaj klienta.